Se acerca VERI*FACTU: ¿Quiénes están obligados?

Para un amplísimo colectivo de empresarios y profesionales, lo que hasta ahora era excepcional se convertirá en normal o casi normal. Y viceversa. Efectivamente, hasta ahora era excepcional facturar electrónicamente, hasta el punto de que el destinario de las facturas debía dar su consentimiento al emisor y aceptarlas expresa o tácitamente (Consulta 132842 Programa INFORMA), lo que viene conociéndose como consentimiento informado, de manera que, a partir de la fecha en que quedase constancia de su aceptación, se procedería a la remisión de facturas en formato electrónico, previéndose, incluso, la posibilidad de revocación del mismo.

Como ejemplo de consentimiento expreso se cita la remisión expresa de la aceptación o, en su caso, de la no aceptación, de la factura electrónica. Y, como ejemplo de consentimiento tácito, la constatación de que el destinatario ha accedido a la página web o portal electrónico del expedidor en el que se ponen a su disposición las facturas electrónicas y no ha comunicado su rechazo a la recepción de las facturas electrónicas.

Pero en este camino hacia la plena digitalización, antes debemos comernos dos pastelillos diferentes: el RD 1007/2023, de 5 de diciembre –conocido como Decreto RRSIF o Decreto Veri*factu- (de carácter específicamente tributario) y el futuro RD de Facturación Electrónica Obligatoria (de carácter económico, no específicamente tributario).

La AEAT señala que la nueva regulación contenida en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (RRSIF), sobre los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales (SIF), y la estandarización de formatos de los registros de facturación, afecta, justamente –y únicamente, subrayamos-, a los empresarios y profesionales (cualquiera que sea su forma jurídica) que dispongan de esos sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación, exclusivamente, de manera que, quien no disponga de los mismos, es decir, quien no los utilice para emitir sus facturas (entendámonos, factura completa o simplificada) a través de tales sistemas, no estará obligado a adaptarse a las exigencias del Real Decreto señalado (“Decreto Veri*factu”).

Para que no existan dudas, el propio art. 3 del RD 1007/2023 establece:

Artículo 3. Ámbito subjetivo.

1. El presente Reglamento se aplicará a los obligados tributarios que se indican a continuación, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

a) Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.

 (…)

b) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.

c) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

d) Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

(…)

3. El presente Reglamento no se aplicará a los contribuyentes que lleven los libros registros en los términos establecidos en el apartado 6 del artículo 62 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre(es decir, contribuyentes en SII)

De aquí se desprenden tres cuestiones, por ahora:

• Las sociedades y los empresarios o profesionales, personas físicas, no tienen por qué estar afectadas, en todo caso, por el RRSIF obligatoriamente. Sólo lo estarán si disponen y utilizan los SIF.
• Si se está obligado a facturar y no se factura a través de un SIF, no se está afectado por el RRSIF.
• Si se factura a través de SIF, se está afectado directamente por el RSIIF.

¿Quiere ello decir que es posible facturar manualmente? Sí, eso es. Quien pueda facturar manualmente -porque otras normas no le exijan lo contrario, por ejemplo-, podrá seguir facturando manualmente con la entrada en vigor definitiva del Sistema Veri*factu, mientras no utilice para facturar -obligatoria o voluntariamente, total o parcialmente-, un sistema informático o electrónico para ello.

Entre las preguntas frecuentes en relación a los Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU, la AEAT responde, precisamente, a esta cuestión planteada: “Expido TODAS mis facturas de forma manual: ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?”  La respuesta señala: “En el caso de que la facturación se produzca de forma manual, por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, no le afectaría el RRSIF porque no utiliza NINGÚN sistema informático de facturación (SIF) para expedir sus facturas”.

Además de eso, la AEAT ofrece, en su respuesta, “una alternativa sencilla y adecuada que puede servirle para sustituir los sistemas manuales es utilizar la aplicación básica de facturación que ofrecerá gratuitamente la Agencia Tributaria en su sede electrónica, siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a las necesidades de quien la vaya a utilizar.”

Obsérvese que se señala, en la respuesta, que se puede utilizar una “aplicación básica de facturación”, ofrecida por la AEAT, pero que, en ningún caso, debería considerarse como un sistema electrónico o informático de facturación -a los efectos del Decreto Veri*factu”-, porque, de ser así, sería una auténtica trampa saducea (y ojo, porque podría suceder).

Es más, para los contribuyentes en REAGP, RSIVA o Recargo de Equivalencia, la AEAT subraya que no están obligados, con carácter general, a emitir facturas de acuerdo con lo previsto en el Decreto Veri*factu, salvo determinadas excepciones y, por supuesto, salvo que facturen voluntariamente utilizando sistemas informáticos o electrónicos de facturación.

Lo definitorio y diferenciador, por tanto, es emitir (o no) facturas (completas o simplificadas), utilizando (o no) tales sistemas informáticos o electrónicos.

Puede ser que el origen de la confusión está en el desarrollo paralelo de dos normas diferentes: el Decreto Veri*factu y el Reglamento de Factura Electrónica. Y nos puede servir de orientación esta idea inicial:

– Quienes estén obligados a la Facturación Electrónica Obligatoria, están afectados directamente por Veri*factu.

– Quienes no estén obligados a la Facturación Electrónica Obligatoria, pueden estar afectados o no por Veri*factu:

• • No estarán afectados por Veri*factu si no utilizan sistemas informáticos electrónicos de facturación.
  • Sí estarán afectados por Veri*factu si utilizan sistemas informáticos o electrónicos de facturación.

Con el Decreto Veri*factu no estamos hablando, propiamente, de facturas ni de formatos de factura, sino de los instrumentos, herramientas o mecanismos de producción, gestión, emisión, remisión y recepción de las facturas, así como de la transmisión de las mismas a la AEAT. Por eso decimos que quienes no utilicen sistemas informáticos de facturación no están afectados por Veri*factu (salvo que, a su vez, como hemos visto, estén obligados a emitir la Factura Electrónica Obligatoria).

En cambio, con el Reglamento de Facturación Electrónica Obligatoria, sí hablamos estrictamente de facturas y formato de las mismas. Una Facturación Electrónica Obligatoria no es cualquier factura emitida en formato electrónico: sólo se consideran tales las facturas en formato electrónico estructurado (en formato válido, firmada digitalmente, con garantía de autenticidad e integridad y en formato estructurado XML). Otras facturas producidas con instrumentos o herramientas electrónicas o informáticas, pero sin carácter estructurado (PDF, Excel, Word, …), técnicamente se consideran facturas electrónicas, pero no, en ningún caso, facturas electrónicas obligatorias.

En principio estarán obligados a emitir facturas electrónicas obligatorias todos los empresarios y profesionales que facturen a otros empresarios y profesionales (B2B) o a la Administración (B2G), pero no, en cambio, quienes facturen a consumidores finales (B2C) y, además, tampoco tendrán que emitir factura electrónica obligatoria.

Las preguntas frecuentes incorporadas a la sede electrónica de la AEAT se refieren, también, al supuesto de utilización de hojas de cálculo (Excel, Numbers y similiares) o procesadores de texto (Word, Apple Pages, etc.), indicándose en las mismas que el Reglamento no afectará al contribuyente si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:

• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.

Dado el contexto, debemos entender que, en estos casos señalados, estamos hablando de contribuyentes que facturan “manualmente”, es decir, que no utilizan un sistema informático o electrónico de facturación, aunque sí utilicen productos informáticos para ello (un ordenador, una hoja Excel, un PDF, …).

Vamos a ver, se echa de menos aquí un concepto de “factura electrónica” que aclare a qué se refiere la norma, pero no se incorpora en el Decreto Veri*factu, aunque sí en el Proyecto de Real Decreto de Factura Electrónica Obligatoria: sólo se puede hablar de factura electrónica, en sentido estricto, cuando estamos ante una factura expedida con carácter estructurado, digitalmente. A estos efectos, una factura sin datos estructurados emitida en formato electrónico (como un PDF) no se considera factura electrónica, aunque, en principio, lo sea por emitirse utilizando medios electrónicos. Es decir, tan factura manual es la rellenada con un bolígrafo como la expedida en formato PDF o Word o Excel, por poner unos ejemplos.

Por el contrario -continúa la pregunta frecuente publicada por la AEAT- sí estará sujeto al Reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores –Introducir / Expedir / imprimir / Conservar-, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.

Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.

¿Pero hay actividades que, realmente, facturan “a mano”? Todavía sí, y bastantes más de las que podamos imaginar. Ahora bien, es recomendable mirar, con un ojo, el Decreto Veri*factu y, con el otro, el futuro Reglamento de Factura Electrónica Obligatoria, porque muchos empresarios y profesionales que, ahora mismo, facturan “manualmente” (o sea, que no emiten facturas electrónicas estructuras), estarán obligados en su momento (cuando entre el vigor el Reglamento de Facturación Electrónica Obligatoria) a facturar electrónicamente de manera obligatoria y, con ello, también estarán obligados, consecuentemente, a aplicar enteramente el Decreto Veri*factu, con lo que se reducirá notablemente el número de quienes vienen facturando “manualmente”.

Por lo demás, téngase en cuenta que ni el RRSIF ni el Reglamento de Facturación Electrónica Obligatoria alteran materialmente las obligaciones sustantivas de facturación, en general, que se seguirán rigiendo por lo establecido en la normativa tributaria, especialmente en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, su Reglamento aprobado por Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, y por el Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF), aprobado por Real Decreto 1619/2012. Por ello:

– A las operaciones que según la normativa no deban facturarse no les será de aplicación esta regulación, sin perjuicio de que los requisitos puedan ser asumidos voluntariamente por cualquier contribuyente
– Las autorizaciones especiales emitidas en materia de facturación por el Departamento de Gestión de la Agencia Tributaria, siguen siendo vigentes.

Machaconamente, las preguntas frecuentes publicadas por la AEAT se refieren a las cuestiones que venimos comentando. Por ejemplo: ¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación? Y se responde que sólo a aquellos sistemas que se utilicen para expedir facturas (incluyendo las facturas simplificadas), es decir, a los sistemas informáticos de facturación (SIF), siempre y cuando sean utilizados por obligados a expedir facturas (completas o simplificadas, tanto a otros empresarios como a consumidores finales) a quienes se les aplique el reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre

Por el contrario, no se aplicará a otros sistemas informáticos que se utilicen para emitir otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestación de servicios.

¿Y quiénes son los obligados afectados? Continúa la respuesta dada por la AEAT: aquellos empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas y siempre y cuando (“Regla de los 4 NO”):

– NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF), es decir, que utilicen algún SIF para expedir facturas.

– NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del Suministro Inmediato de Información (SII).

– NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra.

– NO dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Obsérvese que, en todo momento, se habla de quienes expidan FACTURAS –incluidas las facturas simplificadas– cualquiera que sea el motivo para ello (normalmente por estar obligados según el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación –ROF-, plenamente en vigor, por otra parte), excluyéndose, a estos efectos, todas aquellas operaciones que no se documenten con factura porque no haya obligación de expedir factura según el propio RD 1619/2012 y el Decreto Veri*factu, y por lo tanto, el hecho de expedir (o no) factura es clave porque, por definición (artículo 1.2 del RRSIF) el RRSIF no cambia las obligaciones sustanciales de facturación.

Se recalca que un SIF –cuyo funcionamiento es lo que el reglamento Veri*factu regula– es, fundamentalmente, un sistema informático utilizado para expedir FACTURAS. Es por ello por lo que el RRSIF no se aplica a sistemas informáticos –y, por supuesto, a lo no informáticos- que no expidan facturas.

Otro argumento más recogido por la AEAT: un contribuyente, que pertenece a un colectivo que, en principio, no está obligado a expedir facturas, pregunta si le afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF). Se le responde que no está afectado, siempre y cuando “no se expidan facturas o estas se expidan TODAS a mano”, es decir, sin utilizar para ello un sistema informático de facturación (SIF).

En cambio, si en algún momento se expidiera alguna factura –y se subraya “por el motivo que sea”– y para ello se utilizara un SIF, entonces sí que sería de aplicación el RRSIF (siempre que se cumpla también con el resto de condiciones establecidas, es decir, los “cuatro NO” recogidos anteriormente)

En suma: el RRSIF solo aplica a los SIF y estos, por definición, sólo se consideran como tales si son utilizados para expedir FACTURAS –completas o simplificadas, según el ROF-, pero no otros documentos similares o “equivalentes” también justificativos de operaciones.

Llegados a este punto, nos asalta otra duda: ¿Cómo afecta el RRSIF a las cajas registradoras? La AEAT aclara que, en el supuesto de que el empresario individual estuviera obligado a expedir factura (ordinaria o simplificada), desde el momento en el que utiliza un sistema informático de facturación –como, por ejemplo, una caja registradora para las ventas realizadas e imprimir para cada una de ellas lo que debería ser una factura simplificada para entregar al cliente- está sujeto al RD 1007/2023, de 5 de diciembre, por lo que deberá cumplirlo, bien adaptando las cajas registradoras (si esto fuera posible), bien adquiriendo algún sistema informático de facturación (SIF) adaptado.

¿Y un Terminal Punto de Venta (TPV) o datáfono? Vamos a ver: si se utiliza únicamente como fórmula de cobro de una operación, el sistema no genera automáticamente una factura para su impresión y entrega, sino un justificante del pago realizado, por lo que no se podría considerar un SIF y no estaría afectado por el RRSIF. Otra cosa es que el propio TPV emita, además, una factura (completa o simplificada), por lo que, en los casos ya comentados (que exista obligación de emitir factura y se cumpla la “Regla de los 4 NO”), sí lo estaría.

Me parece que, en este último trimestre del año, vamos a tener que volver a leer y releer –con lupa, a ser posible- el Real Decreto 1007/2023 y su normativa de desarrollo.