Legalización de los libros contables y societarios
- El 30 de abril es la fecha límite en la que las sociedades mercantiles, cuyo ejercicio social se cierra el 31 de diciembre, tienen la obligación de legalizar de forma telemática los libros Contables (Libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales) y societarios, entre ellos, el Libro de Actas y el Libro Registro de Socios (en caso de S.A., Libro Registro de Acciones Nominativas).
- No hacerla puede acarrear responsabilidades a los administradores si se prueba que ello ha causado un daño a la sociedad.
La legalización de los libros de los empresarios es una obligación formal establecida en el Reglamento del Registro Mercantil (artículo 329) y la Ley General Tributaria (artículo 29).
¿Quién está obligado a presentar sus libros en el Registro Mercantil?
- Todos los empresarios como norma general (art. 25 CCo)
- Los sujetos obligados a inscribirse en el Registro Mercantil (art. 81 RRM)
- Sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista
- Los sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio (art. 68 Reglamento IRPF)
- Los empresarios individuales, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en el régimen de estimación directa, que llevarán su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio
No pueden legalizarlos:
- Las comunidades de propietarios
- Partidos polítics
- Comunidades de bienes. Sí pueden los comuneros como empresarios individuales.
¿Cuál es el plazo para la legalización de los libros?
Es el Código de Comercio el que establece que todo empresario y sociedad deben legalizar sus libros contables en el plazo de 4 meses desde que se cerró su ejercicio contable. Como en la mayoría de empresas su ejercicio económico coincide con el año natural, el cierre lo deben hacer el 31 de diciembre y por tanto tienen de plazo para legalizar sus libros hasta el 30 de abril del año siguiente.
¿Qué libros son los que se deben legalizar?
Los empresarios presentarán los siguientes libros:
- Un libro Diario y uno de Inventario y Cuentas Anuales (art. 25 CCo)
- Libro de Actas (art. 26 CCo y 106 RRM)
- Libro Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas) Libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas) (art. 27 CCo)
- Libro Registro de contratos (Sólo Sociedades Unipersonales) (art. 16 LSC)
Estos libros deben legalizarse anualmente, aunque encontramos las siguientes excepciones:
- en el caso de Libro de actas, estás también se pueden enviar una a una o trimestralmente, por ejemplo;
- en el caso del Libro de socios (Sociedades Limitadas) o de acciones nominativas (Sociedades Anónimas), se podrán legalizar únicamente cuando haya cambiado su contenido.
Además de los libros mencionados, también existe la posibilidad de legalizar libros auxiliares (por ejemplo, el libro mayor de contabilidad) y otros que se lleven por parte del empresario en su actividad.
¿Dónde se presentan lo libros?
Tanto los libros contables como los societarios tienen que presentarse de forma telemática para los ejercicios cerrados con posterioridad al 31 de diciembre de 2014 (Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013 de emprendedores) en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social del empresario.
¿Qué ocurre si se me pasa el plazo?
En caso de legalización de los libros fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro-fichero de legalizaciones.
Desde el punto de vista tributario, el artículo 200 de la Ley General Tributaria establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros.
Además, por inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado diferente, se sanciona con multa proporcional del 1 por 100 de los cargos o abonos omitidos, inexactos o falseados con un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros.
Asimismo, en caso de concurso de acreedores el incumplimiento de la llevanza de contabilidad estando obligado a ello o cuando lleve una doble contabilidad o haya cometido irregularidades relevantes en la misma dará lugar a la calificación del concurso de acreedores como culpable.
¿Se pueden rectificar libros ya legalizados?
Para la rectificación de libros legalizados, se debe realizar una presentación nueva, adjuntando una Certificación firmada por el Órgano de Administración que confirme que se trata de una rectificación del libro presentado y legalizado anteriormente. También se pueden subsanar los libros calificados como defectuosos, generando un nuevo fichero a través del programa Legalia.