Limitación de pagos en efectivo

La Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude (corrección de errores publicada en BOE núm. 31, de 5 de febrero de 2013), modificada por la disposición final 5 de la Ley 34/2015, de 21 de septiembre y, más recientemente, por el art. 18 de la Ley 11/2021, de 9 de julio, establece en su artículo 7 una limitación a los pagos en efectivo.

Según lo dispuesto normativamente, no pueden pagarse en efectivo operaciones en las que alguna de las partes intervinientes actúe en calidad de persona titular de la empresa o profesional, con un importe igual o superior a 1.000 euros (o su contravalor en moneda extranjera).

Ese importe se eleva a 10.000 euros (o su contravalor en moneda extranjera) cuando quien efectúe el pago sea una persona física que justifique que no tiene su domicilio fiscal en España y que no actúa en calidad de empresario o profesional.

Para calcular dichas cuantías, deben sumarse los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la correspondiente entrega de bienes o la prestación de servicios.

A estos efectos –al igual que ocurre en la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo), se consideran medios de pago:

• El papel moneda y la moneda metálica, nacionales o extranjeros.
• Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda.
• Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago a la persona portadora.

Debe tenerse en cuenta que, quienes intervengan en las operaciones que no deban pagarse en efectivo, deben conservar los justificantes del pago durante cinco años desde la fecha del pago, para poder acreditar, si así le requiere la Agencia Tributaria, que el pago se realizó a través de alguno de los medios de pago distintos al efectivo.

En todo caso, esta limitación no se aplica a los pagos e ingresos realizados en entidades de crédito ni a las operaciones de cambio de moneda en efectivo realizadas por los establecimientos de cambio de moneda.

La primera consecuencia que extraemos de esta regulación es la siguiente:

Si ninguna de las partes (vendedora/compradora) interviene en calidad de empresario o profesional, la operación no está sujeta a la limitación de pagos y podría abonarse en efectivo, sea cual sea, en principio, su importe.

Sin embargo, basta con que una de ellas actúe en tal calidad (empresario/profesional), para que opere absolutamente la limitación.

Por ejemplo, en la compraventa de un inmueble en la que las partes intervienen a título particular, no se aplica la limitación de pagos en efectivo. Se puede utilizar efectivo sin ninguna limitación. Ahora bien, en estos casos, siempre operará otra limitación especifica, en paralelo, que afecta fundamentalmente, a otra cuestión: el movimiento de medios de pago, al que se refiere la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo (LPBCPT).

En este sentido, el artículo 34.1 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, determina que deberán presentar declaración previa (modelo S1) las personas físicas que, bien por cuenta propia, o por cuenta de terceros, realicen los siguientes movimientos de medios de pago:

• Salida o entrada en territorio nacional de medios de pago por importe igual o superior a 000 euros o su contravalor en moneda extranjera.
• Movimientos por territorio nacional de medios de pago por importe igual o superior a 000 euros o su contravalor en moneda extranjera.

A estos efectos se entenderá por movimiento cualquier cambio de lugar o posición que se verifique en el exterior del domicilio del portador de los medios de pago.

Así, por ejemplo, combinando ambas cuestiones, es posible que en una compraventa de inmueble efectuada por dos particulares, no empresarios ni profesionales, se satisfagan 120.000 euros en metálico ante el notario interviniente sin incumplir la limitación de pagos en efectivo, pero … pero deberían estar amparados por la declaración previa en modelo S1 que permite circular por el territorio nacional con más de 100.000 euros en metálico, lo cual no tiene efectos respecto de la limitación de pagos en efectivo pero sí los tiene respecto de la normativa sobre prevención del blanqueo de capitales.

Se ha planteado a la AEAT el tratamiento que hay que dar, en cuanto a la limitación de efectivo, a una operación de arrendamiento de bienes (inmuebles, por ejemplo). La AEAT considera que:

1.- Las operaciones de arrendamiento de bienes en el desarrollo de una actividad empresarial o profesional del arrendatario, estarán sujetas a la limitación a los pagos en efectivo.

Cita, como ejemplo, el caso de un arrendamiento de un local de negocio o de una oficina, en el que, al menos, una de las partes que intervienen en la operación sea un empresario o profesional: en este caso, la operación estará sometida a las limitaciones a los pagos en efectivo si el importe periódico del alquiler es igual o superior a 1.000 euros (o 2.500 euros si el pago se realizó antes del 11/07/2021).

2.- En el caso de arrendamiento de inmuebles destinados exclusivamente a viviendas, en el que el arrendador sea una persona física, se entenderá que actúa en el desarrollo de una actividad empresarial o profesional –y, por tanto, sometido a la limitación de pagos en efectivo-, únicamente, cuando para la ordenación de esta se utilice, al menos, una persona empleada con contrato laboral y a jornada completa (art. 27.2 LIRPF).

En sentido contrario, en el caso de arrendamiento de inmuebles destinados exclusivamente a viviendas, en el que el arrendador sea una persona física que no ejerce la actividad de arrendamiento como empresario o profesional, no resultará aplicable la limitación de pagos en efectivo.

En el caso de cobros o pagos realizados por un empresario o profesional en nombre y por cuenta de terceros que no actúan como empresarios o profesionales (por ejemplo, un suplido, entre otros supuestos y, en general, cualquier mera mediación en el cobro o pago de la operación), la intervención de mediador o intermediario que, en nombre y por cuenta de una de las partes –que, recordamos, no actúan como empresarios o profesionales-, recibe el cobro o efectúa materialmente el pago no lo convierte por sí misma en parte de la operación, por lo que dicha operación no se encuentra sometida a la limitación a los pagos en efectivo.

Ahora bien, cuestión distinta es aquella en la que el mediador o intermediario interviene en una operación en la que sí resulta de aplicación la limitación, como pueda ser la intermediación en el cobro del alquiler de un local de negocios, por ejemplo, en la que, al menos, el arrendatario actúa en calidad de empresario o profesional. En este caso, la operación debería cobrarla al arrendatario y entregarla al arrendador por un medio que no fuera efectivo.

En este supuesto, el incumplimiento de la prohibición, podría generar la apertura de un expediente sancionador al arrendatario o al arrendador, sin perjuicio de que éstos, en su caso, pudieran exigir civil o mercantilmente el resarcimiento de los daños y perjuicios que les hubiera podido causar la actuación del intermediario.

Otro de los supuestos que se vienen planteando frecuentemente es el del pago de la nómina mensual a sus trabajadores/as por parte del empresario o profesional.

La Administración Tributaria considera que se trata de una prestación de servicios (operación) en la que una de las partes intervinientes actúa en calidad de empresario o profesional, por lo que se encuentra sometido a la prohibición de pago en efectivo si su importe es igual o superior a 1.000 euros (o 2.500 euros si el pago se realizó antes del 11/07/2021).

Bien es cierto que el art. 29.4 del Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre) permite que el pago se efectúe en efectivo («en moneda de curso legal»), pero si su importe es igual o superior a 1.000 euros (o 2.500 euros si el pago se realizó antes del 11/07/2021) esta posibilidad se verá limitada por el art. 7 de la Ley 7/2012.

Eso sí, el pago a cada trabajador se trata de una operación distinta, por lo que el límite se aplica a cada uno de los trabajadores y no al total de las nóminas pagadas por la empresa, de manera que si un empresario paga a algunos trabajadores una nómina inferior a 1.000 euros (o 2.500 euros si el pago se realizó antes del 11/07/2021)   y a otros una cantidad superior a ese importe, sólo se encuentra sometido a la limitación a los pagos en efectivo por estas últimas nóminas.

Otra operación habitual: el pago en efectivo efectuado en la cuenta bancaria del destinatario del mismo. En estos supuestos no opera la limitación a los pagos en efectivo, por expresa disposición legal (art. 7.5 Ley 7/2012): la limitación a los pagos en efectivo no resultará aplicable a los pagos e ingresos realizados en entidades de crédito, efectuados directamente en la cuenta bancaria del perceptor, identificando la operación o número de factura a que se refiere el pago y la persona que realiza la imposición en efectivo. Eso sí, ambos intervinientes, pagador y receptor, deberán conservar los justificantes del pago durante el plazo de cinco años desde la fecha del mismo (art. 7.Uno.4 de la Ley 7/2012).

Sin embargo, ese tratamiento no resulta aplicable al supuesto en el que, previamente al ingreso en una entidad de crédito del correspondiente importe, éste se haya cobrado, previamente, en efectivo a su cliente, aun indicando la operación o número de factura a la que se refiere el pago y la persona que realizó el desembolso. La operación sí se encuentra sujeta a la limitación de pagos en efectivo, con independencia de que exista, o no, posterior ingreso en una entidad de crédito por parte de la entidad receptora del importe en efectivo.

Más cuestiones habituales: provisiones de fondos y suplidos, interviniendo, al menos, una de las partes como empresario o profesional.

La finalidad de las provisiones de fondos puede ser doble:

• Estar dirigidas al pago de gastos en nombre y por cuenta del cliente (normalmente denominados «suplidos»), o
• Estar dirigidas a retribuir con carácter de pago a cuenta la prestación de los servicios profesionales.

En el caso de pagos a cuenta por sus honorarios profesionales, la provisión efectuada al profesional deberá realizarse por medios distintos al efectivo cuando el importe de sus servicios profesionales sea igual o superior a 1.000 euros (o 2.500 euros si el pago se realizó antes del 11/07/2021).

En el caso de los suplidos, se trata de un depósito efectuado al profesional, pero ello no impide que este deba pagar en nombre y por cuenta de su cliente por medios distintos del efectivo aquellos gastos que sean de importe igual o superior a 1.000 euros (o 2.500 euros si el pago se realizó antes del 11/07/2021) cuando su cliente o el cobrador actúen en calidad de empresario o profesional. 

La carga de la prueba de la cuantía de la provisión que corresponde a suplidos incumbe a los interesados, distinguiendo, por ejemplo, en el momento de efectuarse la provisión, la parte que corresponde a suplidos y la que es remuneración de los servicios profesionales.

En este caso, la operación se encuentra sometida a la limitación a los pagos en efectivo.

En ocasiones, una operación única supone diversas tareas o sesiones de trabajo. Lo relevante, en estos supuestos, es que, aunque suponga diversas tareas o sesiones de trabajo, estamos ante una única operación y un importe total único. Al respecto, el fraccionamiento de la operación o de su pago no tendría ningún efecto, ya que deberían sumarse los importes en los que pudiera fraccionarse la operación.

Una situación parecida podría producirse en el supuesto de que se facturen por separado la realización de un servicio, que requiere la aportación o suministro por el prestador del servicio de determinados materiales (pinturas, telas, piezas de repuestos, prótesis, etc.). Puede ser que el prestador de servicios facture independientemente el servicio y los materiales aportados, situación en la que se plantea si la limitación al pago en efectivo se aplica independientemente a cada una de ellas o al conjunto de ambas.

La Administración Tributaria entiende que, en tales casos, si la adquisición de material no la efectúa directamente el cliente sino el empresario o profesional, la nota distintiva de estos contratos es que el objeto del contrato no es el trabajo o servicio en sí mismo considerado, sino el resultado final del mismo.

Es decir, no se contrata por una parte un servicio y por otra parte unos materiales, sino un resultado que requiere de ambos de forma unitaria, de manera que, objetivamente, forman una sola prestación económica indisociable, en la que, adicionalmente, hay que considerar que la aportación de materiales constituye una prestación accesoria de la principal.

Es por ello por lo que, el límite de los pagos en efectivo se refiere a la suma de ambos conceptos (servicio y materiales), aunque se facturen separadamente.

Cuestión diferente es la prestación de diversos servicios independientes a un mismo cliente a lo largo del año, de manera que cada uno de los servicios resulte inferior a 1.000 euros y se factura independientemente, aunque, en conjunto, en total anual, superen dicha cantidad. Al tratarse de servicios o tratamientos independientes, se trata también de distintas operaciones, por lo que no deben agregarse los importes, sino que se consideran los importes pagados en cada factura de forma independiente a efectos de la aplicación del límite de los 1.000 euros (o 2.500 euros si el pago se realizó antes del 11/07/2021). En este caso, los pagos independientes que no superen los 1.000 euros, pueden pagarse en efectivo.

En los supuestos de fraccionamiento de pago -siempre que estemos ante una única operación, por un precio final único, que se realiza en varios plazos-, siempre que, al menos, una de las partes actúe como empresario o profesional, la operación se encuentra sometida a la prohibición de pago en efectivo si su importe es igual o superior a 1.000 euros (o 2.500 euros si el pago se realizó antes del 11/07/2021). La norma establece que a efectos del cálculo de la cuantía de la operación se sumarán los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega del bien o prestación del servicio.

Abundando en este sentido, y estando así las cosas, podríamos plantearnos la posibilidad de realizar un pago parcial en efectivo -por menos de 1.000 euros- y el resto a través de una transferencia, por ejemplo. La AEAT recuerda que, en una situación como esta, la prohibición para los pagos en efectivo se produce cuando se paguen en efectivo operaciones por un importe total igual o superior a 1.000 euros (o 2.500 euros si el pago se realizó antes del 11/07/2021) (art. 7. Uno.1 de la Ley 7/2012), ya sea total o parcialmente, por operación, no por formas de pago. Para la limitación al pago en efectivo basta con que el importe de la operación sea igual o superior a 1.000 euros, aunque el pago en efectivo sea inferior a esta cuantía. Por lo tanto, esta operación no puede pagarse en efectivo, ni siquiera parcialmente.

El pago de esa operación en efectivo, sea total o parcialmente (dado que la norma no distingue), supondría un incumplimiento de la prohibición. Eso sí, si se aplicase, en su caso, una sanción por incumplimiento, la base de la misma no sería el total de la operación, sino únicamente la cuantía satisfecha en metálico.

Se le planteó a la AEAT el tratamiento aplicable a las operaciones continuadas o de tracto sucesivo. A modo de ejemplo, la situación planteada es la siguiente:

Un empresario recibe género semanalmente de un proveedor con el que tiene un contrato de suministro de material, en el que se establece que la facturación, liquidación y pago de los suministros se debe efectuar mensualmente. La última factura mensual emitida asciende a 4.000 euros. Asimismo, el empresario firmó un contrato de arrendamiento del local por un periodo de tres años, por el que abona 900 euros mensuales.

Se pregunta si estas operaciones se encuentran sometidas a las limitaciones a los pagos en efectivo.

Y la AEAT responde lo siguiente: en el caso de contratos de tracto sucesivo, la operación se desarrolla de forma continua en un período más o menos largo al que se refiere el contrato.

En este caso no deben sumarse todas las operaciones facturadas en el año o durante la vigencia del contrato de suministro, ni tampoco debe acudirse a la materialidad de las entregas.

La determinación de la cuantía se realiza en función de la facturación y cobro de estas operaciones.

Por ello, en estos casos se debe acudir al pago de estas entregas o prestaciones.

La periodicidad de la facturación, liquidación y pago de los suministros deberá coincidir con la establecida en el contrato. La aplicación de las limitaciones a los pagos en efectivo no se verá impedida como consecuencia de los fraccionamientos del pago por periodos inferiores al establecido en el contrato, por la imputación de cantidades que deben liquidarse en un ejercicio a otro distinto con la finalidad de no superar la cuantía de la limitación, ni por cualquier otro ajuste que pretenda la modificación artificial de los pagos periódicos.

En el caso planteado, el pago de la factura de suministro que asciende a 4.000 euros no se puede pagar en efectivo, mientras que si podría pagarse en efectivo el alquiler por importe de 900 euros.

Otra cuestión de interés planteada a la AEAT es el tratamiento de los depósitos de fianzas para arrendamiento de inmuebles y, concretamente, si se encuentran sujetan a las limitaciones a los pagos en efectivo las entregas dinerarias que el arrendatario aporta al arrendador como garantía de la adecuada utilización y conservación del bien inmueble y del pago de los alquileres, así como su devolución, cuando al menos uno de ellos actúe en calidad de empresario o profesional.

En este caso se pueden distinguir dos supuestos:

1.- Cuando el arrendador entrega las cantidades recibidas a la entidad o institución que, en su caso, determina la normativa como depositario legal en la respectiva CCAA (por ejemplo, en la Comunidad Autónoma de Madrid el IVIMA o en la de Cataluña el Instituto Catalán del Suelo), al quedar la fianza fuera de la disposición del arrendador, se entiende que no hay transmisión del poder de disposición y, por lo tanto, que no se produce una entrega de efectivo en el sentido exigido por la norma.

En consecuencia, la fianza constituida en los términos reseñados no estaría sometida a la limitación de la Ley y la operación se podría realizar en efectivo cualquiera que fueran las cantidades entregadas.

2. -Cuando la cantidad quede a disposición del arrendador, se produce la transmisión del poder de disposición sobre la cuantía de la fianza.

En consecuencia, en este supuesto, si alguna de las partes actúa en calidad de empresario o profesional, la entrega de la fianza estaría sometida a la limitación de pagos en efectivo y no se podría exceder la cuantía legalmente establecida.

Finalmente (por hoy): ¿Cómo se cuantifica la cuantía sometida a la limitación de pagos efectivos?:

• Se considera el importe total de la operación.
• Se incluye el IVA.
• No se incluyen las retenciones, cargas sociales o cantidades deducidas por disposición legal: el límite de la prohibición se determina por el importe neto satisfecho una vez deducidas las cantidades que, por disposición legal, retenciones y cargas sociales practicadas, deben satisfacerse a terceros (caso típico: remuneraciones de trabajo, pagos a profesionales, arrendamientos de locales y similares).