VERI*FACTU: ALGUNOS CASOS CONCRETOS Y HABITUALES

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Decía Soren Kierkegaard que “La repetición es un arte”. Así que, con la bendición del filósofo sueco, sigamos con VERI*FACTU hasta que estemos extenuados.

Repasemos algunas de las cuestiones habituales que se plantean pequeños empresarios, autónomos, micropymes, …, en relación con sus obligaciones básicas respecto de VERI*FACTU.

Antes de nada, hay que recordar -repetir una vez más, al estilo Kierkegaard- que el Reglamento RRSIF (VERI*FACTU) no modifica ni deroga el Real Decreto de Obligaciones de Facturación (ROF), que sigue plenamente vigente; únicamente adapta, algunos de sus contenidos, a las exigencias del art. 29.2.e) de la LGT y al propio contenido del RD 1007/2023.

Es decir -como se encargan de subrayar algunas de las Preguntas Frecuentes incluidas en la sede electrónica de la AEAT-, el RRSIF:

  • No altera materialmente las obligaciones sustantivas de facturación, que se seguirán rigiendo por lo establecido en la normativa tributaria, especialmente en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, su Reglamento aprobado por Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, y por el Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF), aprobado por Real Decreto 1619/2012.
  • Las operaciones que, según la normativa (LIVA y ROF, fundamentalmente), no deban facturarse, están excluidas de la aplicación del RRSIF, aunque, no obstante, sí les resultará de aplicación si, voluntariamente, se asumen los requisitos por parte de cualquier contribuyente.
  • Las autorizaciones especiales emitidas en materia de facturación por el Departamento de Gestión de la Agencia Tributaria, siguen estando vigentes.

Eso sí: el RRSIF introduce una modificación en las obligaciones de facturación de las personas y entidades que estén afectadas por la norma reglamentaria (arts. 5 y 6 del ROF): en las facturas completas y en las facturas simplificadas que se emitan, hay que incluir:

  • Un código QR y, en su caso,
  • Una leyenda de “factura verificable” o VERI*FACTU.

Remarcamos que el ROF continúa plenamente vigente y, por tanto, es esencial recordar el contenido de algunos de sus artículos-base:

El Artículo 2 del ROF establece la obligación de expedir factura y señala que:

“1. De acuerdo con el artículo 164.Uno.3.º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del Impuesto, en los términos establecidos en este Reglamento y sin más excepciones que las previstas en él. Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido.

También deberá expedirse factura y copia de esta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios por las que deba asimismo cumplirse esta obligación conforme al párrafo anterior, a excepción de las entregas de bienes exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido por aplicación de lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley del Impuesto.

2. Deberá expedirse factura y copia de esta en todo caso en las siguientes operaciones:

a) Aquellas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, con independencia del régimen de tributación al que se encuentre acogido el empresario o profesional que realice la operación, así como cualesquiera otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

f) Aquellas de las que sean destinatarias personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales, con independencia de que se encuentren establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto o no, o las Administraciones Públicas a que se refiere el artículo 2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.  (…..)”

El Artículo 4 del ROF establece los supuestos en que esta obligación podría cumplirse mediante la expedición de una factura simplificada o tique:

“1. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de factura simplificada y copia de esta en cualquiera de los siguientes supuestos:

a) Cuando su importe no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, o

b) cuando deba expedirse una factura rectificativa.

2.Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado anterior, los empresarios o profesionales podrán igualmente expedir factura simplificada y copia de ésta cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, en las operaciones que se describen a continuación:

a) Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.

A estos efectos, tendrán la consideración de ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquellos. No se reputarán ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que, por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación, sean principalmente de utilización empresarial o profesional.

b) Ventas o servicios en ambulancia.

c) Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

d) Transportes de personas y sus equipajes.

e) Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.

f) Servicios prestados por salas de baile y discotecas.

g) Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.

h) Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.

i) Utilización de instalaciones deportivas.

j) Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

k) Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.

l) Alquiler de películas.

m) Servicios de tintorería y lavandería.

n) Utilización de autopistas de peaje.(…)”

En relación con ambos artículos hay que tener en cuenta que el hecho de no emitir facturas (ni completas, ni simplificadas) porque el cliente no lo solicite de manera expresa, no influye en la obligación o no de emitirlas reglamentariamente. Es decir, prevalece, a estos efectos, la obligación de emitirlas que el hecho de emitirlas efectivamente.

Por ejemplo, en el caso de actividades de PELUQUERÍA Y ESTÉTICA -actividad sujeta y no exenta del IVA-, se está obligado a emitir facturas completas o simplificadas (tiques) según el ROF.

Para determinar si esa actividad está afectada por el RRSIF, hay que verificar si para emitir las facturas completas o simplificadas utiliza un sistema informático de facturación (SIF). Si utiliza un SIF, le será de aplicación el RRSIF, y no en caso contrario (es decir, si no utiliza un SIF propiamente dicho).

Recordemos que el RRSIF únicamente regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), es decir, las condiciones y requisitos que deben cumplir los SIF que se utilicen para la expedición de facturas.

En este sentido, el art. 1.2 del RRSIF considera que un SIF es el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:

a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.

b) Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.

c) Procesar la información de facturaciónmediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.”

¡Ojo!: al respecto, debe tenerse en cuenta que, con un SIF, no se trata únicamente de emitir facturas, sino también de utilizar la información obtenida por el contribuyente para realizar otras acciones tales como calcular, realizar estadísticas, efectuar apuntes contables (¿y apuntes registrales en los Libros Registro obligatorios de carácter fiscal?), exportar la información, utilizarla para otros fines de carácter tributario o no tributario, etc.

Por tanto, un procesador de textos que únicamente se utiliza para introducir y almacenar las facturas expedidas para imprimirlas posteriormente en papel, se considera un supuesto de facturación manual, no se considera un SIF y, por tanto, no le resulta de aplicación el RRSIF.

Ahora bien, ese mismo procesador de textos, usado para reutilizar los datos contenidos en él que permitan -a través de funcionalidades de cálculo o de programación o bien exportándolos o comunicándolos a otros sistemas informáticos para obtener otros productos distintos, conlleva, con ello, el sometimiento al RRSIF por considerarse que se trata de un auténtico SIF a los efectos del propio RRSIF

Obsérvese, pues, que para caer dentro del ámbito de aplicación del RRSIF, no se trata, únicamente, de afirmar que no se utiliza el programa o sistema informático para emitir facturas, sino que hay que cumplir, además, el requisito de que dicho programa o sistema no se utiliza tampoco para otros fines que, mediante reutilización de datos, supongan la obtención de productos distintos a la propia factura.

Dicho de otro modo, más tosco: no me afecta el RRSIF si utilizo un sistema de facturación “manual” y nada más. Por eso mismo, no está de más preguntarse -y, de momento dejamos la respuesta en el aire- si el hecho de utilizar programas de cumplimentación de los libros registro obligatorios de carácter fiscal -a los que aludíamos anteriormente-, que se alimentan, evidentemente, de apuntes de facturación -aunque ésta no se lleve a cabo a través de un SIF-, obliga o no a someterse al RRSIF. Hay que temerse que sí: sería algo así como “un SIF que no emite facturas, pero está afectado por el RRSIF”.

En cuanto a los sistemas “manuales” de facturación, nos encontramos ante dos posibilidades:

  • Facturación se produzca de forma manual, mediante talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina: no le afectaría el RRSIF al no utilizar un Sistema Informático de Facturación (SIF) para expedir sus facturas.
  • Facturación “manual” mediante el uso de PDF, Excel y otras hojas de cálculo, Word y otros procesadores de texto: es necesario conocer, específicamente, el sistema informático utilizado, puesto que el sometimiento o no al RRSIF va a depender -como hemos visto anteriormente- de las utilidades de conservación y de procesamiento de datos, funcionalidades de cálculo o de programación, de exportación o comunicación a otros sistemas informáticos, …:
    • En caso de que no existan tales utilidades adicionales, no estaríamos ante un SIF y, en consecuencia, no le afectaría el RRSIF.
    • En caso de que existan tales utilidades adicionales, estaríamos ante un SIF y, en consecuencia, le afectaría el RRSIF.

Resulta esencial, por consiguiente, que el contribuyente afectado compruebe el uso real de sus sistemas informáticos para considerarse incluido o excluido del RRSIF, recordando, entre otras cosas, la posible aplicación del duro régimen sancionador previsto.

En relación con las MAQUINAS REGISTRADORAS y un contribuyente en Estimación Objetiva (“Módulos”), por ejemplo, si se utiliza una caja registradora para registrar las ventas del día, así como para efectuar el control del efectivo de caja y la diferencia los cobros en efectivo y con tarjeta, sin utilizarla como emisor de facturas completas o simplificadas, teniendo en cuenta el contenido del RRSIF y del ROF reproducido anteriormente, lo primero que habría que comprobar es si el contribuyente está obligado a expedir facturas completas o simplificadas, con independencia de que las expida materialmente o no.

Por supuesto que, si expide facturas a través de un sistema informático de facturación (SIF), le resultará aplicable el RRSIF. Así, si el contribuyente utiliza una caja registradora para registrar las ventas realizadas e imprimir para cada venta una factura completa o simplificada para entregársela al cliente, está sujeto al RRSIF, debiendo adaptar la caja registradora, o bien adquiriendo un SIF homologado y certificado.

Pero es que, además, hay que tener en cuenta que, si la caja registradora permite la entrada de información, su conservación, su exportación o salida al exterior en soporte físico y el procesamiento de la información –para fines fiscales o no fiscales-, con independencia de si se utiliza para emitir facturas completas o simplificadas, se considerará un SIF, en los términos del art. 1.2 del RRSIF, debiendo adaptarse al mismo, tal y como se ha señalado anteriormente, en el caso de las PELUQUERÍAS.

Respecto de la actividad de ALQUILER DE LOCALES, si un contribuyente  arrienda un local para el desarrollo de una actividad económica, tributando por tal actividad como rendimiento del capital inmobiliario en el IRPF, y emitiendo facturas al arrendatario en formato Excel, se entiende que una persona física que arriende inmuebles (viviendas, locales, …) generando rendimientos del capital inmobiliario –no de actividades económicas-, se consideran excluidos del ámbito de aplicación del RRSIF. Es más, aun desarrollando tal actividad como generadora de rendimientos de actividades económicas (art. 27.2 LIRPF), si no utiliza un SIF para emitir facturas –total o parcialmente-, tampoco estará afectado por el RRSIF (arts. 1.2 y 3 del RRSIF).

En los supuestos de cobros a través de TERMINALES TPV, si un empresario sujeto al Régimen Especial del Recargo de Equivalencia, o al Régimen Simplificado del IVA, no emite factura por vender al por menor, utilizando como medio de cobro un terminal TPV que únicamente proporciona un justificante de pago, sin incorporar el contenido de una factura complete o simplificada, es preciso considerar que se excluyen del RRSIF todas aquellas operaciones que no se documenten con factura, bien porque no haya obligación de expedirla (según el ROF), bien porque cuentan con una autorización concedida por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT para no emitirlas.

Se subraya, una vez más, que el hecho de expedir o no facturas es fundamental para determinar la sujeción o no al RRSIF, que sólo afecta a los Sistemas Informáticos utilizados para expedir facturas (SIF) y no, en cambio, a los sistemas informáticos que no expidan facturas (con la excepción, como hemos visto, de ciertas utilidades del sistema informático, distintas de la facturación pura y dura, que pueden convertirlo en un SIF: admisión, almacenamiento y conservación, procesamiento y obtención de productos derivados, exportación de datos, etc.).

En consecuencia, si no se expiden facturas, o todas ellas se expiden manualmente, mediante talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, no le afectaría el RRSIF, puesto que no se utiliza ningún SIF para expedirlas.

No obstante, si en algún momento se expidiera alguna factura por cualquier causa y, para ello, se utilizase un SIF, sería aplicable íntegramente el RRSIF (en este sentido, la duda que aún se mantiene es si el RRSIF resultaría de aplicación, únicamente, a las facturas emitidas por el SIF o a todas las facturas emitidas, incluso las que, en principio, eran facturas manuales. En principio –sólo en principio, todavía- parece que sólo debería afectar de manera parcial, a las facturas emitidas por el SIF y no a todas ellas, …, pero puede que no vaya a ser así).

Si los terminales TPV realizan las funciones propias de un SIF, en los términos definidos en el RRSIF, se estará afectado por éste.

Si no realiza tales funciones, por el contrario, emitiendo todas las facturas manualmente, el RRSIF no resultará aplicable.

En este sentido, cuando las consultas contenidas en la sede electronica se refieren a la posibilidad de utilizar el sistema de facturación que habilite la Agencia Tributaria gratuitamente, se nos sigue planteando la duda de si ello obligará a cumplir los requisitos del RRSIF. En principio –sólo en principio, todavía, parece que sí, entre otras cosas, porque ese sistema no es, ni más ni menos, que un Sistema VERI*FCTU.

Respecto del transporte de personas -actividad de TAXI-, es frecuente que, a pesar de tributar normalmente en Estimación Objetiva y en Régimen Simplificado, emitan una factura completa o simplificada, desde el propio taxímetro, aunque no siempre se la exija el cliente y, en consecuencia, no la emitan materialmente.

Por un lado, el art. 3.1 del RRSIF señala que éste es aplicable a los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (SIF), aunque sólo los usen para una parte de su actividad.  Y el artículo 4 del RRSIF establece que el RRSIF será de aplicación a los sistemas informáticos de facturación (SIF) de las operaciones correspondientes a la actividad de los obligados tributarios citados en el art. 3.1 de la misma norma reglamentaria. Adicionalmente, el art. 3 del ROF preceptúa que no existirá obligación de expedir factura –con las excepciones previstas en el art. 2.2 del mismo-, entre otras, por las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del Impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.

Es decir, el RRSIF no será de aplicación a aquellas operaciones desarrolladas en régimen simplificado del IVA en las que no exista la obligación de emitir factura. Sin embargo, si aun no estando obligado a emitir factura, se emiten facturas completas o simplificadas, por cualquier motivo (por ejemplo, por los supuestos incluidos en el art. 2.2 del ROF), cualquiera que sea el destinatario de las mismas y para ello se utilice un SIF, se estará obligado a cumplir las exigencias del RRSIF.

Así las cosas, un taxímetro utilizado, tanto para registrar los viajes realizados, como para imprimir una factura simplificada y entregarla al cliente, se considera un SIF y, en consecuencia, estará sometido al RRSIF y, como ocurre en el caso de las cajas registradoras, deberá adaptar el taxímetro o adquirir un SIF adaptado, homologado y certificado.

Releo este artículo y compruebo, horrorizado, la enorme cantidad de veces que he repetido palabras, artículos, conceptos, siglas, … Me consuelo releyendo, una vez más, a nuestro querido Kierkegaard, sabiendo que, la próxima semana –y unas cuantas más, seguro-, vamos a hacer lo mismo: repetir hasta la saciedad. Como dicen los jóvenes, es lo que toca.