Se acerca VERI*FACTU: ¿Quiénes están obligados? (II)

El ámbito subjetivo del RD 1007/2023, de 5 de diciembre (RRSIF o Decreto VERI*FACTU) continúa siendo una de las cuestiones sobre las que, en este último trimestre del año, habrá que disponer de unos criterios meridianamente claros, porque, ciertamente, están poniéndose de manifiesto numerosas opiniones que generan dudas entre empresarios, profesionales, autónomos, expertos, conferenciantes, articulistas, asesores, empresas desarrolladoras de programas de facturación y un largo etcétera de interesados. Ya se trató parcialmente esta cuestión en la anterior NEWSLETTER, pero resulta útil ahora abundar más al respecto para, al menos, disponer de más elementos de juicio a la hora de opinar o -lo que es más delicado- de asesorar.

En el Preámbulo del RRSIF, se señala que éste tiene “vocación de universalidad”, lo que supone que, en un futuro más o menos próximo, habrá que adaptarse a la completa digitalización por parte de la práctica totalidad del empresariado español, planteándose como objetivo “el abandono a corto plazo de técnicas de registro y gestión de facturación obsoletas, que van desde el uso de sistemas no digitales, hasta el empleo de sistemas no interoperables ni conectados entre sí”. De acuerdo: ese es el horizonte futuro previsto.

Continúa, no obstante, el propio Preámbulo, reconociendo que “(…) la diversidad de situaciones económicas y fiscales en las que se encuentran los integrantes del censo de empresarios españoles, en el que predominan las microempresas, exigen avanzar de forma gradual en el medio plazo para ir adaptando las obligaciones formales y materiales de estos al cambiante entorno tecnológico y económico en el que se producen sus actividades”. De acuerdo: este es el horizonte -limitado- inmediato. De hecho, se reconoce expresamente al final del párrafo reproducido que “Este real decreto pretende ser catalizador de esos procesos y primer hito en ese camino”. De acuerdo: el primer hito, no el último y definitivo.

En suma, resumiendo mucho y teniendo en cuenta, a la vez, las disposiciones del RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Facturación (ROF), el RRSIF y el futuro Reglamento de Factura Electrónica Obligatoria: ni el 1 de enero de 2026 afectará el RRSIF a TODAS las Sociedades mercantiles contribuyentes del IS, ni tampoco afectará, el 1 de julio de 2026, a TODOS los empresarios y profesionales.

Vamos a jugar un poco con las Herramientas de asistencia virtual de VERI*FACTU, utilizando el Informador VERI*FACTU puesto a nuestra disposición en la sede electrónica de la AEAT, y a ver qué pasa.

Desde la página inicial voy a seleccionar la opción 2:

“2.- ¿Me resulta de aplicación el Reglamento por el que se regulan los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF)?

Se despliega otro diálogo en el que se señala, con amplio carácter informativo, que:

“En líneas generales, el RRSIF solo resulta de aplicación a aquellos empresarios o profesionales que expiden facturas utilizando para ello un sistema informático (SIF), existiendo también una serie de requisitos y condiciones adicionales que cumplir.

A continuación, se formulan una serie de preguntas para saber si le puede resultar de aplicación el RRSIF.”

En el cuadro de diálogo que se abre, me pregunta ahora:

¿Expide facturas completas y/o simplificadas por alguna de sus operaciones?

Y se ofrecen dos opciones, SÍ y NO.

Voy a marcar NO. El Informador me responde lo siguiente:

“En ese caso NO le resulta de aplicación el RRSIF.

Tenga en cuenta que si expide facturas sin estar obligado a ello SÍ que le puede resultar de aplicación el RRSIF.”

Ahora voy a marcar SÍ:

Se abre otro cuadro de diálogo formulando la siguiente cuestión:

“¿Utiliza un sistema informático de facturación, aunque solo sea para una parte de su actividad?”, presentando dos opciones, SÍ y NO.

Marco NO. El Informador me responde directamente, lo siguiente:

“En este caso, NO le resulta de aplicación el RRSIF.”

Obsérvese que, en ningún momento, me ha preguntado si soy persona física o jurídica, ni el régimen de determinación del rendimiento neto, ni el régimen aplicable a efectos del IVA. El hecho determinante para estar afectado por el RRSIF, por tanto y en general, es que el contribuyente desarrolle actividades empresariales o profesionales y que, si se expiden facturas completas y/o simplificadas, utilice un Sistema Informático de Facturación (SIF), total o parcialmente (con algunas excepciones que siempre excluyen del RRSIF: tener el domicilio en País Vasco o Navarra o estar incluido en SII, por ejemplo).

En consecuencia, supongamos, por ejemplo, que una Sociedad Limitada dedicada al arrendamiento de inmuebles para su uso como vivienda por particulares -operación exenta de IVA- y que emite facturas “manuales” (a mano, en PDF, en Word, en Excel, o similares) sin utilizar un SIF para ello. ¿Le afecta el RRSIF? Respuesta: debemos entender que NO.

Y lo mismo debemos entender -consultando el Reglamento de Facturación (ROF) aprobado por RD 1619/2012, de 30 de noviembre- al considerar, con carácter general, la excepción a la obligación de facturar (y, por tanto, la excepción implícita a la obligación de cumplir las exigencias del RRSIF, sea cual sea la forma jurídica del contribuyente), por las operaciones exentas del artículo 20 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre (LIVA), salvo por las operaciones relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado, o por las operaciones financieras y de seguros, cualquiera que se la naturaleza del destinatario incluso si éste actúa como empresario o profesional, con la excepción de las operaciones sujetas y no exentas que se localicen en el Territorio de Aplicación del Impuesto (Península e Islas Baleares) o en otro Estado Miembro.

Ya sabemos que lo apuntado afecta, puede ser, a actividades “residuales” en relación con el total de actividades ejercidas por los contribuyentes, pero con ello se pretende advertir que cuando se dice o se escribe que el 1 de enero de 2026 TODAS las sociedades mercantiles, por el hecho de serlo, deben aplicar las previsiones y exigencias del RRSIF, nos encontramos con una aseveración que no es correcta.

Y lo mismo cabe decir respecto de la futura obligación de emitir factura electrónica obligatoria cuando ésta entre en vigor, tal y como está redactado ahora mismo el Proyecto de Reglamento factura electrónica obligatoria: no todas las actividades exigen factura electrónica obligatoria.

En ese sentido hay que recordar que, en principio y por el momento, la factura electrónica obligatoria no afectará a las operaciones efectuadas con consumidores o clientes finales (B2C), en ningún caso.

Tampoco será obligatoria cuando una de las dos partes de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o un establecimiento permanente (EP) al que se dirija la facturación o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual.

E, igualmente, no será obligatoria en caso de emisión de facturas simplificadas y/o facturas no obligatorias.

Volviendo al Informador VERI*FACTU y a las Preguntas Frecuentes publicadas en la Sede Electrónica de la AEAT: sus respuestas no parece que se compadezcan con las campanadas -interesadas, erróneas, descuidadas, simplificadas, apocalípticas, …- que leemos a diario. No TODOS los autónomos estarán afectados por el RRSIF, no todos los empresarios y/o profesionales tendrán que adaptar obligatoriamente sus programas antes del 1 de julio de 2026.

Vamos a excluir a algunos de ellos, partiendo de lo dispuesto en el ROF respecto de las exclusiones de la obligación de facturar (y, por tanto, del RRSIF porque, hay que insistir, la AEAT recuerda en sus consultas que el RRSIF sólo se aplica a los SIF y estos, por definición (artículo 1.2 del RRSIF), solo se consideran tales si son utilizados para expedir lo que –según el ROF– tenga la consideración de FACTURA, incluida la factura simplificada (artículo 1.2 del RRSIF) pero no otros documentos similares o “equivalentes” también justificativos de operaciones). Se excluyen (con alguna excepción) de la obligación de facturar las siguientes operaciones:

1. Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el Régimen especial del Recargo de Equivalencia (a lo que debemos añadir: y que no tributen en IRPF en el régimen de Estimación Directa, como más adelante veremos, según el art. 26 del ROF).

No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las entregas de inmuebles sujetas y no exentas al Impuesto (salvo las efectuadas en ejecución de garantía).

2. Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al Régimen Simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos (e, igualmente, salvo que en el IRPF, en Estimación Objetiva, determinen su rendimiento neto en función del volumen de ingresos, como más adelante veremos, según el art. 26 del ROF).

No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las transmisiones de activos fijos.

3. Aquellas en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades.

Sin embargo -y esto es un criterio clásico que se desprende del art. 2.2 del ROF-, se debe expedir factura SIEMPRE, en los casos anteriores, cuando el destinatario sea un empresario o profesional o un particular que lo exija para ejercer un derecho de naturaleza tributaria, en las entregas a otro Estado miembro, en las exportaciones y cuando el destinatario sea la Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.

4. Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, sin perjuicio de tener que expedir un recibo (“recibo agrícola”), por el reintegro de las compensaciones si, a su vez, han adquirido los bienes o servicios a empresarios o profesionales acogidos al citado Régimen especial.

En todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles.

Ahora bien, entre las excepciones a las excepciones, destaca esta que también tiene su origen en el ROF (Art. 26 ROF. Particularidades de la obligación de documentar las operaciones en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) y que preceptúa quiénes estarán obligados a emitir factura, a pesar de lo recogido en otros apartados del ROF:

• Están obligados los contribuyentes del IRPF cuando determinen sus rendimientos por el método de Estimación Directa (con independencia del régimen a que estén acogidos a efectos del IVA).
• Están obligados los contribuyentes del IRPF cuando determinen sus rendimientos por el método de Estimación Objetiva que determinen su rendimiento neto en función del volumen de ingresos.

La consulta vinculante de la DGT V0981-25, de 10-06-2025 (V0981-25), por ejemplo, se refiere, precisamente, a un contribuyente que tributa en Recargo de Equivalencia en IVA y en Estimación Directa en IRPF: con independencia del régimen de IVA aplicable, al tributar en Estimación Directa en IRPF está obligado a facturar (por el art. 26 ROF). Ahora bien, solo estará obligado a adaptarse al RRSIF si, para emitir la correspondiente factura (completa o simplificada), utiliza un SIF, por aplicación de lo dispuesto en el art. 3.1 del RD 1007/2023 (ámbito subjetivo del RRSIF): “1. El presente Reglamento se aplicará a los obligados tributarios que se indican a continuación, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad: (…)”

Por lo demás, el art. 25 ROF (Aplicación de las disposiciones del título I), establece que las disposiciones contenidas en el título I del ROF resultarán aplicables a efectos de cualquier otro tributo, subvención o ayuda pública, sin perjuicio de lo establecido por su normativa propia y por el propio art. 26 ROF.

Pero, volviendo al principio, una y otra vez: una cosa es estar obligado a emitir factura (completa o simplificada) y otra es estar obligado a emitirlas a través de un SIF o estar obligado, en consecuencia, a cumplir las previsiones del RRSIF y, en su caso las del futuro Reglamento factura electrónica obligatoria.

Después de esta parrafada se me ocurre una pregunta sencilla, que debería simplificar definitivamente la cuestión. Y, para ello, voy a consultar el art. 3 del RRSIF, otra vez, para ver a quién se le aplica el RRSIF, en principio:

Artículo 3 del RRSIF. Ámbito subjetivo.

1. El presente Reglamento se aplicará a los obligados tributarios que se indican a continuación, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

(…)

Así que, simplificando: si se utilizan -por la razón que sea- sistemas informáticos de facturación (SIF), estoy afectado por el RRSIF. Y, si no se utilizan sistemas informáticos de facturación (SIF) -aun emitiendo facturas completas y/o simplificadas-, no estaré afectado por el RRSIF.

Llegados a este punto, tenemos que consultar en la sede electrónica de la AEAT ¿qué es un SIF?, porque de ello depende estar o no estar afectado por el RRSIF, como acabamos de ver. La AEAT, resumidamente, considera sistema informático de facturación (SIF) -y aquí copio y pego, sin más- al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas que admita la entrada de información de facturación por cualquier vía, conserve esta información y la procese para generar otros productos derivados, con independencia de dónde se realice este proceso.

De forma más extensa, un sistema informático de facturación (SIF) es el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:

a. Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.

Como ejemplos típicos:

•  ­Introducir en el SIF los datos de las facturas directamente de forma manual. ­
• Importar en el SIF los datos necesarios para expedir las facturas, cuando estos han sido capturados en otros sistemas.
• ­Recibir en el SIF (en línea o por lotes) mediante procesos automatizados los datos necesarios para expedir las facturas, cuando estos han sido capturados en otros sistemas.

­b. Conservar la información de facturación, dentro o fuera del SIF.

Con ello se quiere decir que el producto obtenido, una vez expedida –y, típicamente, impresa– la factura (a partir de la información del apartado anterior), no se descarta o elimina, sino que se almacena y guarda, manteniéndose en el tiempo.

c. Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice dicho procesamiento (en el propio SIF o en otro sistema informático que tenga acceso a dicha información).

Es decir, implica que la información capturada y guardada electrónicamente de las facturas expedidas sea procesada con otras finalidades, obteniendo nuevos resultados derivados de ella, como puede ser la confección de los libros registros de IVA, los libros registros de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento de obligaciones tributarias.

Un ejemplo fácil y cotidiano de SIF, para no devanarse los sesos: la caja registradora de una cafetería, que emite una factura simplificada (ticket) electrónicamente. Automáticamente, esa cafetería está afectada por el RRSIF, sin más requisitos.

Finalmente, por hoy, he preguntado en la sede electrónica de la AEAT qué diferencias hay entre la Factura Electrónica y VERI*FACTU, y miren lo que me ha contestado:

“La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, también conocida como “Ley crea y crece”, procede en su artículo 12 a extender la obligación de expedir, remitir y recibir factura electrónica a todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en territorio español (Operaciones B2B interiores, sin excluir País Vasco y Navarra), así como de informar de determinados estados de la factura, especialmente referidos al pago. (…)

Cabe señalar que solo es obligatorio expedir factura electrónica en el caso de facturas completas (no simplificadas), y solo en aquellos casos en los que es obligatorio expedir factura (no en supuestos voluntarios).”

Y como estamos hablando de dos ámbitos diferenciados -factura electrónica OBLIGATORIA y VERI*FACTU- que, no obstante, presentan algunos elementos comunes, que, a veces aclaran las cosas y, a veces, las oscurecen más, tomamos la información contenida en la respuesta esa pregunta frecuente para confeccionar este cuadro de diferencias entre FACTURA ELECTRÓNICA OBLIGATORIA y VERI*FACTU, siendo las principales las siguientes:

FACTURA ELECTRÓNICA OBLIGATORIA	VERI*FACTU
AFECTA A TODOS LOS EMPRESARIOS O PROFESIONALES POR LAS OPERACIONES SUJETAS A FACTURA ELECTRÓNICA OBLIGATORIA.	AFECTA A TODOS LOS EMPRESARIOS O PROFESIONALES POR LAS OPERACIONES SUJETAS A VERI*FACTU   (EXCEPTO TERRITORIOS FORALES)
OPERACIONES (B2B -y B2G-) INTERIORES	TODAS LAS OPERACIONES (con excepciones)
SÓLO FACTURAS COMPLETAS	FACTURAS COMPLETAS Y SIMPLIFICADAS
CONTENIDO: Emisión, transmisión y recepción electrónica de las facturas entre empresarios, la interconexión entre las soluciones de facturación, y la remisión, en todo caso, de una copia fiel de todas las facturas a la Solución Pública de Facturación	CONTENIDO: Requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación (SIF), y la obligatoriedad de conservar los registros o de remitirlos a la Agencia Tributaria.
Uso obligatorio de factura electrónica en todas las operaciones B2B, por todos los empresarios o profesionales con independencia del método de facturación que vinieran utilizando anteriormente.	Obligatorio exclusivamente para los empresarios o profesionales que utilizan un sistema informático de facturación (SIF), no afectando a la forma de facturar de aquellos que usan otros métodos de facturación, manuales o en papel.
Impone también obligaciones de información sobre los estados de la factura relativos al pago, para atender a su finalidad de lucha contra la morosidad comercial.	Los objetivos de VERI*FACTU son exclusivamente tributarios.