Canal de denuncias: una obligación para las empresas a partir de diciembre
El canal de denuncias interno es una herramienta que las empresas ponen a disposición de sus trabajadores, proveedores o clientes que permite alertar de manera confidencial cualquier ilegalidad que se comenta en el seno de la organización.
Para que reúna todas las garantías que aseguren su eficacia es necesario que el proceso cumpla con los requisitos dispuestos en la LO 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Personales (LOPDGDD). Esta LO dispone que es lícito crear y mantener un sistema de información a través del cual pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso con carácter anónimo.
Los empleados y terceros deben ser informados acerca de la existencia del canal de denuncias.
El acceso a los datos contenidos en los canales de denuncia quedará limitado a quienes desarrollen funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que se designen a tal efecto cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales. Para ello, es necesario que la empresa adopte las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad, en caso de que se hubiera identificado.
Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
Dispone el artículo 24 de la LOPDGDD que transcurridos 3 meses desde la introducción de los datos de la denuncia procederá la supresión de estos del sistema, salvo en los casos que resulte necesaria su conservación para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica, para poder quedar exenta de responsabilidad penal. Pasado este plazo, los datos podrán seguir siendo tratados por el órgano al que corresponde la investigación de los hechos denunciados, pero no podrán conservarse en el propio sistema de información de denuncias.
Las empresas españolas están obligadas a incorporar la Directiva (UE) 2019/1937 a su legislación nacional antes del día 17 de diciembre de 2021 (artículo 26.1).
Por lo anterior, las entidades públicas y privadas deberán comenzar a cumplir estos requisitos antes de la fecha indicada, excepto las entidades del sector privado que tengan de 50 a 249 trabajadores que tienen de plazo hasta el 17 de diciembre de 2023 (artículo 26.2).
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